Pour travailler plus efficacement ou mieux vous organiser, il existe littéralement des milliers de solutions sur le marché.
Vous recherchez les meilleures applications de productivité pour en faire plus en 2021 ?
J’ai testé des dizaines d’outils et applications différentes pour travailler, gérer des projets, me concentrer ou encore communiquer efficacement avec des agences ou d’autres freelances.
Je vais les présenter rapidement dans cet article.
Bien sûr, je ne conseille pas de TOUT utiliser. 4 ou 5 applications peuvent être largement suffisantes, selon vos besoins.
Je précise que personne ne m’a rémunéré pour apparaître dans cette sélection. Je n’ai rien à gagner si vous téléchargez l’une ou l’autre de ces applications.
Pour chaque outil, j’ai choisi de vous faire un résumé simplifié et précis qui contient l’essentiel :
- Les principales caractéristiques de l’appli ;
- Comment vous pouvez gagner en productivité avec ;
- Son prix (beaucoup disposent d’une version gratuite ou une période d’essai) ;
- Les appareils compatibles : ordinateur, téléphone, Android, iOs, Windows, etc ;
- Un lien pour tester l’application.
Pas de temps à perdre, voilà le sommaire :
Applications prise de notes & bloc-notes
Google Keep
La firme américaine a développé son application de prise de note qui permet d’écrire, dessiner, ajouter des photos ou encore enregistrer un audio. L’app permet aussi de programmer des rappels pour utiliser ces notes quand vous en avez besoin.
Je l’utilise essentiellement quand je lis ou si je regarde une vidéo intéressante. L’appli s’utilise sur tout type d’appareil. Même si ce n’est pas la plus fournie en termes de fonctionnalités, elle a l’avantage d’être compatible avec tous les autres outils de Google (Drive, Docs, Google Agenda, etc.).
- Prix : Gratuit ;
- Pourquoi l’utiliser ? C’est une application simple, sans bug, pour noter tout ce qui vous passe par la tête ;
- Télécharger Google Keep : Apple | Google Play
Evernote
« L’organisation devient un jeu d’enfant. »
C’est un des slogans de l’application Evernote. C’est un outil idéal pour tous ceux qui, comme moi, ont beaucoup d’idées qui leur passent par la tête.
Excellent pour une prise de note pour le travail ou la vie perso, vous pourrez l’utiliser aussi bien sur votre téléphone que sur ordinateur.
Leur outil Web Clipper est très pratique pour enregistrer, classer et annoter des captures d’écran depuis votre navigateur web. Une sorte de « Favoris » amélioré.
- 3 Offres : Basic (Gratuit), Premium (6,99€) et Business (13,99€). L’essai est gratuit. Les étudiants ont le droit à -50% ;
- Utilisation : Prise de notes, numérisation de documents, gestion de documents en équipe. 8 fonctionnalités au total ;
- Tester Evernote gratuitement : Microsoft | iOS | Google Play
Nebo
Une des apps incontournables, surtout pour les Ipad. Nebo permet essentiellement de prendre des notes avec un stylet.
C’est la première application qui a permis de combiner la reconnaissance d’écriture manuscrite et la saisie au clavier.
Je la recommande pour les personnes qui aiment éditer leurs notes en écrivant, en soulignant, en barrant et en dessinant.
Le truc vraiment pratique : la taille de la page va se redimensionner en fonction de votre contenu qui évolue.
- Plus productif avec Nebo : Fini les feuilles de notes partout sur le bureau, vous pouvez écrire de la même façon sur votre appareil, convertir puis partager vos gribouillages ;
- Prix : 9,99€ pour la version Pro ;
- Télécharger Nebo.
Microsoft One Note
Une application de prise de note qui conviendra à ceux qui aiment gribouiller sur des feuilles de papier, ou au contraire bien trier et classer chaque idée.
Microsoft One Note peut s’utiliser pour les réunions d’équipe, vos sessions de brainstorming, ou encore pour enregistrer des pages web et ajouter vos notes par-dessus.
En bref, une app en constante progression qui laisse libre cours à vos idées, et permet de les partager en quelques clics.
Compatible avec tous les appareils mobiles, et accessible sur tous les navigateurs.
- Prix : Gratuit. Inclus dans le Pack Office ;
- Pourquoi l’utiliser ? La compatibilité entre tous les appareils, l’accès aux notes hors ligne et les possibilités de création ;
- Installer Microsoft One Note : Google Play | Apple
Skitch
Une appli vraiment sympa pour annoter les images. Elle appartient à Evernote.
Vous pouvez dessiner un peu tout ce que vous souhaitez sur des images depuis votre téléphone. Pour demander une retouche sur un design, indiquer une direction sur une capture d’écran de Google Maps, etc.
Bref, vous pourriez avoir besoin de Skitch de temps en temps au travail ou dans la vie de tous les jours. Seul inconvénient, il faut payer pour faire des notes sur les fichiers PDF.
Vous pourrez l’utiliser sur un produit Apple uniquement.
- Utilisation : Croquis, notes sur des photos, dessins sur des documents ;
- Prix : Une version gratuite, la version premium est accessible si vous possédez un compte Evernote Business ;
- Téléchargement : App Store | Evernote Premium.
Les meilleures Applications de To-Do List
Trello
Trello est une application qui digitalise la méthode Kanban pour la gestion de projet.
Le principe est simple : Vous créez une équipe en quelques clics. Chaque membre accède à un tableau qui représente l’avancée d’un projet.
Ensuite, le tableau est partagé aux collaborateurs en assignant des tâches représentées par des petites cartes qui se déplacent en glisser-déposer.
Trello s’utilise au travail comme dans la vie personnelle. Si vous devez organiser des vacances en famille ou avec un groupe d’amis par exemple, c’est un outil de gestion de tâches et de listes qui facilite bien la vie.
- Parfait pour : une utilisation avancée des To-Do list ;
- Prix : Gratuit pour une utilisation personnelle (plus de détails ici pour la version premium) ;
- Essayer Trello : Ordinateur | Google Play | App Store.
Todoist
Désencombrer sa vie avec une application, c’est la promesse faite par Todoist.
L’appli est simple à utiliser pour garder une trace de tout ce que vous voulez ou presque (habitudes, objectifs, listes de courses, etc.). Sur le même principe que Trello, on peut y créer des tableaux pour suivre l’avancée d’un projet et déplacer des cartes de tâches à l’intérieur.
Les fonctionnalités gratuites permettent vraiment pas mal de choses intéressantes. Cependant, pour s’en servir avec votre équipe, ajouter des filtres, des rappels, des étiquettes ou des thèmes, il faudra prendre la version premium.
On peut y accéder sur tous ses appareils via un seul compte gratuit, c’est un très bon point pour Todoist qui continue sa belle évolution pour les amateurs d’organisation personnelle !
- Pourquoi j’aime bien utiliser Todoist : C’est une app très intuitive, agréable à utiliser et rapide pour des Todo List bien organisées ;
- Prix : Gratuit, ou à partir de 3€ par mois sous forme d’abonnement pour les fonctionnalités premium ;
- Essayer Todoist : Ordinateur (Windows et Mac) | Google Play | App Store.
Google Tasks
En face de Microsoft, qui d’autre que Google pour proposer une application aussi intuitive ?
Google Task est utilisable avec n’importe quel compte Google (avec une adresse Gmail). Vous pouvez créer des ToDo list à volonté, ajouter et modifier des tâches, et organiser comme bon vous semble.
Une application de to do simple, efficace, sans aucun bug. Presque trop simple ?
En effet, on ne peut pas catégoriser ou filtrer les tâches avec des tags par exemple. Beaucoup d’utilisateurs réclament un peu plus de personnalisation. Peut-être que Google nous le proposera dans sa prochaine mise à jour.
- Points forts : la synchro avec Google Agenda, les plugins qui améliorent l’utilisation de l’appli, la simplicité façon Google ;
- Prix : Gratuit pour une utilisation perso. Un abonnement mensuel vous permet d’en faire un usage vraiment pro ;
- Utiliser Google Task : Site Web | App Store | Play Store.
Le top des Applications pour se Concentrer ou Méditer
Petit Bambou
Le concept de Petit Bambou est de démocratiser la méditation, parfois vue comme une pratique de moine. La plupart des séances durent 10 à 15 minutes. A peu près le temps d’une bonne pause après une heure de travail.
Les programmes proposés sont vraiment sympas. Il y a un peu de tout : lutter contre le stress, se concentrer, retrouver de l’énergie, ou encore méditations pour mieux dormir.
J’essaie de l’utiliser une fois par jour, même si je n’y pense pas forcément 7j/7. Les séances rapides sont efficaces pour se concentrer le matin avant de bosser ou en milieu de journée pour faire une pause.
Disponible sur tous les appareils, je vous conseille vraiment de profiter de l’offre d’essai qui vous donnera un bon aperçu de la méthodologie de Petit Bambou pour entraîner son mental, et donc aider à se concentrer mieux et plus longtemps.
- Utilisation : méditation courte, concentration, lâcher-prise, créativité ;
- Prix : Démo gratuite, puis le choix entre une offre annuelle, mensuelle, semestrielle, et même un abonnement à vie !
- Télécharger Petit Bambou : App Store | Google Play.
Focus To-Do
C’est une application de gestion du temps qui vous aide à effectuer des tâches plus efficacement à tout moment.
Avec plusieurs millions d’utilisateurs dans le monde, l’appli s’est fait une solide réputation dans le monde des applications de productivité.
En se basant sur la technique Pomodoro, Focus To-Do veut favoriser la concentration et le sentiment d’accomplissement pour vous habituer à travailler sur de plus courtes périodes, mais en étant plus productif.
Vous conservez un historique de vos sessions de travail, et pouvez également créer des To-do list, des rappels, des deadlines.
- Pour quel usage ? Principalement utiliser le minuteur Pomodoro ;
- Prix : Gratuite – Achats intégrés pour débloquer des fonctionnalités ;
- Essayer Focus To-Do : Google Play | App Store.
Forest
Une manière simple et intéressante pour vous aider à vous concentrer, et par conséquent être plus efficace au boulot. Élue « Choix de l’équipe » dans la catégorie « Productivité » sur Google Play en 2018, Forest permet de décrocher de son smartphone et optimiser son temps de travail sur une période donnée.
Vous plantez une graine virtuelle qui représente votre « arbre de concentration », et vous suivez sa croissance.
L’arbre grandit en fonction de votre niveau de concentration, et il meurt si vous utilisez votre smartphone ! Plutôt original, j’ai bien aimé ce concept et je vous encourage à essayer l’app.
La version premium permet de planter de réels arbres avec les pièces que vous gagnez en multipliant les périodes de concentration réussies.
- Pourquoi utiliser Forest ? Mieux se concentrer de manière ludique ;
- Prix : Gratuit, version premium à 1,99€ ;
- Télécharger Forest : App Store | Google Play ;
Communiquer plus facilement en équipe : les meilleures applis mobiles et desktop
Slack
C’est la solution idéale pour éviter les conversations par e-mail difficiles à suivre. Slack permet de créer des canaux de discussions en fonction de différentes tâches, différents projets, et même passer des appels entre collègues ou membres d’une même équipe.
Aujourd’hui, plus de 750 000 entreprises ont adopté Slack. L’essai est totalement gratuit, la démo est très bien faite, je recommande cette appli à 100%.
Je l’utilise énormément sur mon Mac, mais je l’ai quand même installée sur mon téléphone en cas d’urgence avec une agence ou un client.
Pour rester focus, vous pouvez mettre un canal sur « snooze » en un clic. Slack s’intègre très bien avec toutes les autres solutions de productivité comme Google Drive, Asana ou SalesForce.
- Pourquoi utiliser Slack ? Communiquer facilement avec une équipe, rendre des tâches de travail plus fluides ;
- Prix : Gratuit pour les petites équipe pendant une période limitée, puis à partir de 6,25€/mois ;
- Essayer Slack : Google Play Store | App Store
Discord
Faut-il encore présenter Discord ?
Essentiellement utilisée par les gamers à la base, Discord est aujourd’hui une application qui permet d’organiser des discussions sous forme de salons.
De quelques personnes à une grande communauté, vous pouvez donc utiliser des canaux de discussion et partager votre écran pour travailler.
Dispo sur navigateur, Windows, Mac et tous les téléphones.
- Utiliser Discord : une technologie vraiment fiable pour organiser des discussions à distance sous forme de salons ;
- Prix : Gratuit (projet Open-Source) ;
- Télécharger : sur Ordinateur | App Store | Google Play.
Azendoo
Une application hybride qui permet avant tout de communiquer, mais pas seulement. Azendoo permet :
- De planifier et organiser ;
- La réduction du temps passé en réunion ou à lire des e-mails ;
- De partager des documents et communiquer en flux tendu ;
- D’associer des applications utiles comme Trello, Dropbox, LinkedIn, Google Drive, etc.
C’est une solution ultra-complète pour travailler efficacement et partout.
- Pourquoi utiliser Azendoo pour communiquer : Car l’appli est très complète et permet d’avancer vraiment plus vite sur les projets communs ;
- Prix : 60 jours d’essai gratuit, puis à partir de 6,67€ ;
- Télécharger : App Store | Google Play
Applications de stockage et échange de fichiers
Google Drive
Vous connaissez sûrement déjà Google Drive car c’est un moyen très populaire (et puissant) de stocker des fichiers en ligne. En créant simplement une adresse Gmail, vous accédez à 15 Go de stockage gratuit.
De plus en plus d’utilisateurs quittent Dropbox pour utiliser Google Drive. C’est une excellente application de gestion de documents.
Tous les documents envoyés sur la plateforme sécurisée sont stockées sur un Cloud, peuvent être partagés et téléchargés ensuite par d’autres personnes.
C’est une solution à privilégier si vous utilisez déjà les autres outils de la suite Google comme Gmail, Google Task, etc.
- Stockez et partagez vos documents facilement avec Drive ;
- Prix : Gratuit pour les 15 premiers Gigas de stockage, puis 200 Go pour 2,99 €, 2 To pour 9,99 €, 10 To pour 99,99 €, 20 To pour 199,99 €, 30 To pour 299,99 € ;
- Télécharger Drive : App Store | Play Store.
Dropbox
Historiquement, Dropbox était une simple plateforme d’échange de fichiers. Un des pionniers sur le marché. Aujourd’hui, Dropbox se positionne comme un véritable outil de productivité qui permet de travailler plus intelligemment.
L’interface est belle, transparente, et c’est très simple d’organiser ses téléchargements et ses fichiers.
Vous disposerez de stockage dans le cloud pour tous vos dossiers et documents. Vous pouvez y accéder sur votre téléphone, et rapidement envoyer, réviser et modifier vos documents.
Vous verrez également des notifications de changements quand les personnes avec qui vous travaillez modifient des documents.
De plus, grâce aux modules complémentaires de Dropbox Office, vous pouvez connecter vos outils de création de documents préférés à vos outils de stockage.
- Stockez simplement des fichiers sur Dropbox ;
- Prix : Gratuit avec le forfait Basic de 2Go, puis minimum 9,99€/mois ;
- Télécharger Dropbox : App Store | Google Play.
Applications pour créer de bonnes habitudes et suivre des routines
Loop
Une application totalement gratuite et sans publicité. Loop aide à maintenir de bonnes habitudes pour atteindre vos objectifs à long terme.
L’interface de l’appli se veut minimaliste. Loop ne cherche surtout pas à vous faire culpabiliser (comme le font quelques apps de suivi d’habitudes). Si vous ratez quelques jours après une longue série de bonnes habitudes, tous vos progrès enregistrés dans l’appli ne sont pas perdus.
Vous pouvez utiliser des rappels pour des habitudes récurrentes que vous souhaitez mettre en place, et les intégrer à votre calendrier personnel.
Le système de Score d’Habitude instaure une sorte de « compétition » avec soi-même que j’ai bien aimé dans cette application.
- Pourquoi utiliser Loop ? Mettre en place de nouvelles habitudes et les suivre avec assiduité ;
- Prix : Gratuit ;
- Télécharger Loop : Play Store.
Avocation
Se cramponner à de vieilles routines contre-productives est parfois néfaste pour votre corps ou votre esprit. Avocation s’est donné pour mission de vous aider à remplacer ces routines par de bonnes habitudes.
Leur promesse par rapport aux autres : rendre cela amusant. Toutefois, il faudra acheter la version payante (20€) pour utiliser tout son potentiel : Customisation, ajout d’habitudes illimité, et autres bonus qui s’intègrent au fur et à mesure de votre utilisation.
- L’avantage d’Avocation : Un design très agréable, et un concept de « collecte de points d’habitudes » satisfaisant ;
- Prix : Gratuit, version premium 20€ par an ;
- Tester gratuitement Avocation : Play Store | App Store.
Quelques applications en vrac bien utiles pour améliorer la productivité
Si vous êtes accroc aux news et aux articles, utilisez Pocket.
En quelques mots : L’appli vous permet d’enregistrer des articles que vous avez envie de lire pour plus tard.
L’interface se veut très minimaliste et peu encombrante (moins de pubs, etc.). Vous pouvez ajouter des étiquettes aux articles.
La fonction lecture permet d’écouter les articles. Je n’ai jamais été très fan de ça, mais si vous êtes habitués aux Podcasts vous apprécierez la lecture audio.
- Gros point fort de Pocket : l’interface de lecture sans distraction ;
- Prix : Gratuit. Un abonnement premium à 40€ par an donne accès à pas mal de fonctionnalités intéressantes comme la suggestion d’articles personnalisée ;
- Télécharger Pocket : Play Store | App Store.
Simple Scan
Le genre d’applications qui facilite vraiment la vie. Simple Scan permet de numériser des photos, des tickets de caisse, ce que vous voulez en fait, en document PDF.
Par exemple pour envoyer un formulaire que vous venez remplir en version papier.
Vous n’avez aucune imprimante à portée de main ? Il suffit de sortir votre téléphone, prendre le formulaire en photo, et il sera automatiquement numérisé en format PDF.
Simple Scan se connecte à Dropbox, WhatsApp, Drive ou encore Evernote et vos boîtes mail. Vous pouvez donc tout envoyer depuis 1 seul endroit en quelques minutes.
L’appli est sécurisable avec un mot de passe permettant la protection de vos documents si vous les gardez stockés quelques temps.
- Simple Scan permet de numériser n’importe quel document à partir de votre téléphone, en bonne qualité et au format demandé ;
- Prix : Version d’essai gratuite, je n’ai jamais payé pour l’utiliser ;
- Télécharger Simple Scan : Google Play.
Dashlane
Ne vous contentez pas de stocker vos mots de passe : générez-en de nouveau ultra sécurisés à chaque inscription sur un site. Dashlane a enfin résolu notre problème face aux dizaines de mots de passe que nous créons chaque année.
C’est un outil intuitif pour accélérer votre connexion à tous les sites que vous consultez régulièrement, sans stocker les mots de passe sur votre navigateur.
Le niveau de sécurité est excellent, et vous bénéficiez de 30 jours d’essai gratuit ! Dashlane est utilisable sur tous vos appareils.
- Pourquoi utiliser Dashlane : Faciliter la gestion de mots de passe sécurisés ;
- Prix : Gratuit 30 jours puis 3.33€/mois ;
- Essayer l’application : Ordinateur | Play Store | App Store.
Vous êtes maintenant prêt à utiliser tout le potentiel des applications de productivité au bureau ou à la maison.
Cependant, le but n’est pas de passer votre vie sur votre téléphone à tout organiser (et finalement, ne rien achever).
Trouver un équilibre digital est aussi important que savoir comment utiliser tous ces outils qui nous facilitent la vie.
Prenez ce guide comme un repère auquel vous pouvez vous référer quand vous cherchez une application utile pour devenir plus productif.
Il existe évidemment des alternatives à toutes les applications que je vous ai présentées. Si vous avez testé une appli qui vous a plu, donnez votre avis dans les commentaires pour que je puisse mettre à jour cette liste.
Vous aimez cet article ? Il pourrait sûrement aider les personnes en quête de productivité qui vous entourent ;). Vous pouvez le partager en quelques clics sur vos réseaux sociaux ou par e-mails, avec vos collègues, vos amis, ou votre famille. Merci !
